Работа секретарем — описание, требования к соискателю

Если вы думаете, что основные заботы секретаря — ходить в короткой юбке да подавать начальнику кофе, то глубоко заблуждаетесь.  В реальности представители данной профессии занимаются куда более сложными делами, чем героини вечных анекдотов.

Какими именно? Сейчас расскажем.

В чем заключается работа секретаря

Секретарь приемной обязан:

• принимать входящие звонки и делать исходящие;
• взаимодействовать с посетителями приёмной (консультировать, рекомендовать подходящее время переговоров с руководством и др.);
• составлять график занятости начальника;
• подготавливать семинары, совещания, конференции;
• заказывать гостиницы и авиабилеты для первых лиц компании;
• отслеживать документооборот, оформлять необходимые бумаги;
• закупать канцтовары для офиса;
• работать с оргтехникой.

Человек, который выбрал данную специальность, несет огромную ответственность — по сути, он становится лицом фирмы.

Обязанности секретаря-делопроизводителя, секретаря-переводчика или ответственного секретаря несколько иные.

Делопроизводитель в первую очередь занимается ведением документооборота. Переводчик отвечает за переговоры с зарубежными клиентами и партнерами, а также за переписку с ними. Ответственный секретарь — это сначала организатор, и уже потом правая рука руководителя.

Необходимые соискателю качества и знания

В идеале секретарю нужно знать:

• основы делопроизводства;
• принципы работы базовых компьютерных программ;
• английский язык;
• русский язык (необходимо уметь говорить и писать без каких бы то ни было ошибок).

Важными личными достоинствами являются:

• коммуникабельность;
• самодисциплина;
• доброжелательность;
• ответственность;
• внимательность.

Следует упомянуть еще одно ценнейшее качество — стрессоустойчивость. Постоянное взаимодействие с людьми (причем отнюдь не всегда позитивно настроенными) — тяжелый труд, от которого невозможно не устать.

Имейте в виду, что рабочий день секретаря порой бывает ненормированным — специалисту приходится подстраиваться под режим начальника. Частые командировки могут привести к переутомлению.

Впрочем, есть и другая сторона медали: хороший секретарь вряд ли будет считать свою работу скучной. Он незаметно для себя обрастёт интересными и полезными знакоствами, а заодно накопит универсальный опыт, который позволит легко найти новое место в случае закрытия фирмы или переезда.

Если описание профессии вас заинтересовало, можете прямо сейчас посмотреть актуальные вакансии для секретаря. В некоторых крупных компаниях на эту должность принимают только претендентов с профильным образованием, средним или высшим, однако многие индивидуальные предприниматели не требуют от своего будущего помощника «корочек». Вполне возможно, что для успешного начала карьеры вам потребуется лишь неформально относиться к делу, стараться на совесть.

Наличие экономического или лингвистического образования послужит дополнительным аргументом в пользу вашего трудоустройства в качестве секретаря.